उद्यम में दस्तावेज़ों को कैसे पंजीकृत किया जाना चाहिए?

दस्तावेजों का पंजीकरण क्या है और संगठन को इसकी आवश्यकता क्यों है? आइए इस प्रश्न का उत्तर क्रम में दें: पहला - "क्या", और फिर - "किसके लिए"।

इसलिए, उल्लिखित प्रक्रिया रसीद या दस्तावेज के निर्माण के तथ्य का एक निर्धारण है।

इसकी घटना के दौरान विशेष चिपक गया हैसीधे संगठन द्वारा बनाए गए या प्राप्त कागज पर सूचकांक। लेकिन यह केवल आधा प्रक्रिया है। इसका दूसरा भाग "नवागत" के बारे में प्रासंगिक पंजीकरण फॉर्म में प्रासंगिक जानकारी दर्ज कर रहा है। सूचकांक में आमतौर पर कई भागों होते हैं। पहला अनुक्रम संख्या है। इसे कलाकारों के सूचकांक, मामलों के नामकरण, प्राप्तकर्ताओं का वर्गीकरण, और इसी तरह से पूरक किया जा सकता है। घटक विभिन्न अनुक्रमों में स्थित हो सकते हैं। पहला, उदाहरण के लिए, एक संख्या हो सकती है, फिर नामकरण सूचकांक, और क्लासिफायर का उपयोग बहुत अंत में इंगित किया जा सकता है। लेकिन विपरीत अनुक्रम संभव है। संयोग से, विशेष संख्याओं का असाइनमेंट, जिसमें पत्र संयोजन भी शामिल हैं, को घटक दस्तावेजों के पंजीकरण द्वारा भी चिह्नित किया जाता है।

यह कहा जाना चाहिए कि दस्तावेजों का वैश्विक पंजीकरण उद्यम या फर्म में किया जाना चाहिए। यही है, आने वाले और आउटगोइंग दोनों, सभी व्यावसायिक दस्तावेज दर्ज किए जाने चाहिए।

इसके अलावा, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठन के दस्तावेजों के पंजीकरण को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

• एक बार - कोई प्रवेश या निर्माणदस्तावेज केवल एक बार तय किया जाता है। अगर हम आंतरिक आदेशों के बारे में बात कर रहे हैं, तो वे बहुत शुरुआत में असाइन किए गए नंबर (इंडेक्स) के साथ विभाग से विभाग तक यात्रा करते हैं। यह नियम आधिकारिक पत्राचार और कठोर अधिकारियों के आदेश के लिए भी उतना ही सच है।
• समयबद्धता - यहां इसका मतलब हैबाहर से प्राप्त कागजात का पंजीकरण रसीद के दिन किया जाता है। यदि हम आंतरिक आदेश, निर्देश या आदेश के बारे में बात करते हैं, तो उन्हें जिम्मेदार कर्मचारियों (अधिकतम - अगले दिन) द्वारा हस्ताक्षर करने पर रिकॉर्ड किया जा सकता है।
• पृथक्करण - प्रत्येक प्रकार के व्यापार पत्र के लिए एक व्यक्तिगत निर्धारण (आने वाली, आउटगोइंग, ऑर्डर, मेमो, मीटिंग मिनट, ऑर्डर आदि) है।
• समानता - लेखांकन हमेशा एक ही नियम के अनुसार किया जाता है। इस मामले में, पंजीकरण फार्म कोई फर्क नहीं पड़ता।
• तथ्य की पूर्णता - पंजीकरण फॉर्म में डेटा दर्ज करते समय, इसमें अधिकतम जानकारी प्रदर्शित करने की आवश्यकता होती है। विशेष रूप से एक विशेष दस्तावेज की सामग्री के संदर्भ में।

इसके अलावा, उद्यम में सभी कागजात का निर्धारण एक वर्ष (कैलेंडर) के भीतर किया जाना चाहिए।

और अब सवाल का जवाब देने का समय है: "किस लिए?" संगठनों में प्रयुक्त दस्तावेजों का पंजीकरण विभिन्न कार्यों को हल करने की अनुमति देता है। सबसे हड़ताली उदाहरण पर विचार करें। यदि कैलेंडर वर्ष के अंत में हम सीरियल नंबर लेते हैं और विश्लेषण करते हैं, तो हम दस्तावेज़ प्रवाह के विकास को ट्रैक कर सकते हैं। यह जानकारी सचिव के कानूनी आवश्यकताओं को अपना वेतन बढ़ाने के लिए कारण दे सकती है (एक विकल्प के रूप में, सचिवालय कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि)।

</ p>>