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सूचना पत्र कैसे व्यवस्थित करें

प्रत्येक संगठन को विशेष ध्यान देना चाहिएआधिकारिक पत्राचार। आखिरकार, यह छवि का हिस्सा है और एक व्यापार प्रतिष्ठा बनाए रखता है। एक सूचना पत्र इस तरह के पत्राचार के प्रकारों में से एक का उदाहरण है, और इसके नीचे इसके डिजाइन के नियमों के बारे में होगा।

एक नियम के रूप में, ऐसे पत्र आधिकारिक हैंचरित्र, एक मानक टेम्पलेट के अनुसार संकलित किए जाते हैं और एक सामान्यीकृत एड्रेससी (सूची के अनुसार प्रेषण किया जाता है)। वैसे, इसे तुरंत निर्धारित किया जाना चाहिए कि पूंजी पत्र के साथ लिखे गए सर्वनाम "आप" का उपयोग केवल एक व्यक्ति के विशिष्ट संदर्भ के लिए अनुमत है। अन्य सभी मामलों में, लोअरकेस अक्षर का उपयोग करें: आपका, आप।

अभिनय में एक सूचना पत्र भेजा जा रहा हैया संगठन के संभावित भागीदारों। एड्रेससी को प्रदान की जाने वाली जानकारी को यथासंभव जानकारीपूर्ण होना चाहिए। यह संभव है कि इस तरह के दस्तावेज़ में दी गई जानकारी के लिए विभिन्न अनुलग्नक हो सकते हैं। पत्र को प्रक्रिया के आम तौर पर स्वीकार किए गए नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

बाईं ओर, पत्र के ऊपरी कोने में, आपको अवश्य ही चाहिएलेखक होने की आवश्यकता की आवश्यकता और संपर्क जानकारी संकेतित हैं। यदि संगठन में एक कोणीय डाक टिकट है, तो आपको इसे रखना चाहिए, क्योंकि यह आवश्यक जानकारी का वाहक है। यदि सूचना पत्र आपके द्वारा शुरू किया गया था, तो तारीख और आउटगोइंग नंबर निर्दिष्ट करें। किसी प्रश्न के जवाब में, आपको आने वाले दस्तावेज़ की तिथि और संख्या निर्दिष्ट करनी होगी। ऊपरी दाएं कोने का उद्देश्य addressee इंगित करना है। और, संगठन के प्रमुख के व्यक्तिगत डेटा को जानना अच्छा लगेगा - पत्र प्राप्तकर्ता, और उसकी स्थिति, कंपनी का नाम और स्थान का पूरा पता सूचीबद्ध करें।

अब पाठ के बारे में थोड़ा सा। इसके बारे में सोचें और संदेश का विषय निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, एक प्रदर्शनी आयोजित करने या प्रस्तावों पर विचार करने के बारे में। शब्दों के साथ प्रारंभिक भाग शुरू करें: "हम आपको सूचित करते हैं ...", "हम आपका ध्यान लाते हैं ..." और इसी तरह। परिचय सीधे सूचना पत्र और उसके लक्ष्यों के प्रकार पर निर्भर करता है। इसके अलावा, जितना संभव हो, संदेश के मुख्य संदेश को व्यक्त करने का प्रयास करें। यदि आवश्यक हो, तो एप्लिकेशन जोड़ें और पत्र के अंत में अपने नाम सूचीबद्ध करना न भूलें, और संलग्न शीट की संख्या भी दर्ज करें। न्यूजलेटर को पूरा करने का सम्मान, साथ ही लेखक-उत्प्रेरक के पोस्ट और व्यक्तिगत डेटा के संकेत का आश्वासन दिया जाना चाहिए। कलाकार के हस्ताक्षर और संपर्क फोन की आवश्यकता है।

कई प्रकार के सूचना संदेश हैं, जिनमें से एक संक्षिप्त विवरण नीचे दिया गया है।

विज्ञापन और सूचना पत्र (वाणिज्यिक,प्रेजेंटेशन) उत्पादों, घटनाओं, सेवाओं पर जनता का ध्यान तेज करता है। इसमें किसी विशिष्ट एड्रेससी के लिए प्रत्यक्ष अपील शामिल नहीं है, इसलिए इसकी प्रतिक्रिया तैयार करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इस संदेश का उद्देश्य किसी भी फायदे को इंगित करना या कार्रवाई को प्रेरित करना है।

पत्र-संदेश उन घटनाओं को प्रतिबिंबित करता है जो दोनों पक्षों के लिए पारस्परिक रूप से दिलचस्प हैं, एक अधिसूचना पत्र के विपरीत, केवल प्राप्तकर्ता को मूल्यवान।

पत्र अधिसूचना का मुख्य उद्देश्य हैएक सार्वजनिक कार्यक्रम आयोजित करने के बारे में addressee सूचित, उदाहरण के लिए, एक प्रदर्शनी, एक बैठक, एक सम्मेलन। इस तरह के एक सूचना पत्र में एक अनिवार्य विशेषता है - घटना की शर्तों, स्थान और समय के बारे में विशिष्ट विवरण।

उदाहरण सूचना पत्र:

शैक्षिक व्यापार केंद्र "स्टेला" पर रिपोर्ट करता है"व्यक्तिगत उद्यमियों के कराधान" विषय पर एक प्रशिक्षण संगोष्ठी आयोजित करना, और इसमें भाग लेने के लिए आपको आमंत्रित किया जाता है। प्रशिक्षण संगोष्ठी का कार्यक्रम संलग्न है। संगोष्ठी 12 जनवरी, 2013 को सीजेएससी "एग्रीगेट" की प्रशासनिक इमारत के बड़े असेंबली हॉल में निर्धारित है। प्रतिभागियों का पंजीकरण 9 -00 से आयोजित किया जाएगा, सेमिनार की शुरुआत 10-30 पर होगी। पता: 54, लेनिन सेंट, मॉस्को, रूस। आपकी सहमति के मामले में, हम आपको 11 जनवरी, 2013 से पहले अपनी भागीदारी की पुष्टि करने के लिए कहते हैं। हम आपके कार्यालय में या फोन द्वारा आपके सभी सवालों का जवाब देंगे: 45-16-28।

परिशिष्ट: 3 लीटर, 1 प्रतिलिपि

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