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कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों

अक्सर, विशेष रूप से छोटे संगठनों में,एक कार्यालय प्रबंधक को एक साधारण सचिव कहा जाता है इस पोस्ट को बहुत अधिक ठोस लगता है, लेकिन यह तथ्य कि कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों से सचिव अलग हैं (हालांकि उनमें निश्चित रूप से बहुत आम है), शायद ही कभी इस मामले की परवाह करता है।

इस कर्मचारी की जिम्मेदारी क्या है? सबसे पहले, एक कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में दस्तावेजों के साथ काम करना शामिल है। कर्मचारी आने वाले पत्राचार को स्वीकार करता है, उसे पंजीकृत करता है, इसे प्रेषक को भेजता है, यदि आवश्यक हो तो उसे संग्रह में भेजता है। वह अन्य कर्मचारियों के आवेदन स्वीकार करता है, उन्हें सीईओ के हस्ताक्षर के पास भेजता है, उन्हें सील के साथ प्रमाणित करता है, और फिर उन्हें वापस देता है। कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में आंतरिक प्रलेखन के साथ काम करना शामिल होता है: आदेश का प्रिंटआउट और उनके पंजीकरण, भंडारण, संग्रह और लेखा को भेजना, आउटगोइंग पत्राचार के साथ काम करना। यदि आवश्यक हो, तो वह किसी भी कार्यालय के उपकरण के साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए: फैक्स मशीन, स्कैनर, कापियर, और दस्तावेजों को टाइप और प्रिंट भी। प्रस्तुतियों के लिए एक कमरे की तैयारी, बैठकों का मीटिंग, बैठक और मेहमानों को प्राप्त करने और कंपनी के ग्राहकों को रखने के लिए कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों का भी हिस्सा है।

अक्सर कर्मचारी से निपटना पड़ता हैपारंपरिक सचिवीय कर्तव्यों: होटल में आमंत्रित भागीदारों या प्रबंधकों के वितरण, कमरों का आरक्षण, हवाई टिकट और ट्रेन टिकट। फर्म की विशेषताओं के आधार पर, कार्यालय प्रबंधक व्यापार वार्ता में उनकी कंपनी का प्रतिनिधित्व कर सकता है, साथ ही मानव संसाधन प्रबंधक के कर्तव्यों का प्रदर्शन भी कर सकता है: नए कर्मचारियों को ढूंढना, प्रोत्साहन और प्रशिक्षण कार्यक्रम बनाने और नौकरी के लिए आवेदन करना। कभी-कभी वह सूचना प्रौद्योगिकी के कार्यान्वयन, नए कार्यक्रमों के विकास के साथ काम करता है।

किसी कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में शामिल होना शामिल है:

  1. कंपनी के कानूनी, सूचना, व्यावसायिक गतिविधियों को विनियमित करने वाले विधान अधिनियम और नियम।
  2. प्रबंधन, विपणन, उद्यमशीलता और व्यापार की बुनियादी बातों
  3. समाजशास्त्र, मनोविज्ञान, व्यावसायिक संचार के नैतिकता, स्टाफ और जनता के साथ काम करने का मूलभूत सिद्धांत
  4. व्यापार प्रस्तावों, रिपोर्टों, योजनाओं, अनुबंधों और समझौतों के प्रारूप तैयार करने की प्रक्रिया
  5. प्रबंधन की मूल बातें, एर्गोनॉमिक्स और श्रम सुरक्षा की मूल बातें।

सूचीबद्ध कार्यों के अतिरिक्त, जिम्मेदारियांकार्यालय प्रबंधक कार्यालय में सूचीपत्र और कर्मचारियों के काम के लिए जरूरी आपूर्ति (कार्यालय की आपूर्ति, कागज और अन्य सामान) प्रदान करना शामिल है। इसके अलावा, इन सामग्रियों के रिकॉर्ड रखने, उन्हें जारी करने, आपूर्ति प्राप्त करने, व्यवस्थित करने और भुगतान के लिए भुगतान की प्रक्रिया का निर्धारण करने के लिए उन्हें बाध्य होना है। ऑफिस मैनेजर के कर्तव्यों में कार्यालय उपकरण राज्य पर नियंत्रण शामिल है, जिसमें शामिल हैं: मरम्मत के काम के लिए मास्टर की ऑपरेटिव कॉल, उपभोग्य सामग्रियों का समय पर प्रतिस्थापन (उदाहरण के लिए, कारतूस), मरम्मत की असंभव की स्थिति में - कार्यालय उपकरण के प्रतिस्थापन।

फर्म में अपनाए गए नियमों के आधार पर, और इसकेकार्यालय प्रबंधक का आकार या तो फोन और फ़ैक्स स्वीकार करता है, उन्हें सही कर्मचारी को पुनर्निर्देश करता है, फ़ैक्स भेजता है और ग्राहकों और भागीदारों को कॉल करता है, या उनके भाषणों की संस्कृति की निगरानी सहित सचिवों के काम को नियंत्रित करता है। इसके अलावा, कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में खुद कार्यालय की स्वच्छता की स्थिति की निगरानी करना, अनुसूचित मरम्मत का आयोजन करना, निवारण करने के लिए तकनीकी कर्मियों को बुलाते हैं (उदाहरण के लिए, लैंप की जगह या डूबने वाले स्विच)।

सामान्य तौर पर, यह सूची बढ़ सकती है याकाम की जगह के आधार पर कम किया जाना है। इसलिए, साक्षात्कार के चरण में पूछना जरूरी है कि कार्यालय प्रबंधक क्या कर रहा है (इस कंपनी के कर्मचारी के कर्तव्यों)।

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