प्रबंधन गतिविधियों और इसकी बुनियादी अवधारणाओं का दस्तावेज़ीकरण
दस्तावेज़ीकरण एक रिकॉर्ड है।नियमों के अनुसार जानकारी, यानी, एक विशेष आदेश में दस्तावेजों को संसाधित करने की प्रक्रिया। चूंकि रिकॉर्डिंग डेटा की प्रक्रिया विभिन्न तरीकों से की जा सकती है, प्रबंधन के अभ्यास में दस्तावेजों को बहुत अलग पाया जा सकता है - हस्तलिखित, ग्राफिक, टाइपोग्राफ़िकल, फोटो और वीडियो सामग्री।
दस्तावेज प्रबंधन गतिविधियां एक विनियमित प्रक्रिया है, जो इसे कानूनी बल की गारंटी देता है - गुणवत्ता, जो वर्तमान कानून के बयान में है।
प्रबंधन गतिविधि आमतौर पर हाथ से लिखे गए पाठ दस्तावेज़ों का उपयोग करती है या कंप्यूटर पर बनाई जाती है। इसलिए, उन्हें प्रबंधन दस्तावेज का नाम प्राप्त हुआ।
दस्तावेज़ीकरण उनके कार्यों में भिन्न हो सकता है।उद्देश्य, सामग्री, गोपनीयता की डिग्री और जानकारी की उपलब्धता। संबोधित कारक इसे अंतर-संगठनात्मक और बाहरी में वर्गीकृत करने की अनुमति देते हैं। पहला, जो एक संस्था या संगठन के ढांचे से परे नहीं जाता है, और इसके प्रतिभागियों के बीच बनाए रखा जाता है, उसे आधिकारिक कहा जाता है। दूसरा - बाहरी दस्तावेज - विभिन्न प्रकार के संगठनों, व्यक्तिगत अधिकारियों के बीच किया जाता है जो सीधे एक-दूसरे के अधीन नहीं होते हैं।
तकनीकी प्रलेखन के साथ किया जाता हैस्थापित मानकों का पालन, जो अपने प्रकार के दस्तावेजों के लिए हैं। यह किसी भी प्रबंधन गतिविधि के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह प्रलेखन कानूनी बल प्राप्त करता है, जो इसमें निहित जानकारी की प्रामाणिकता के सबसे अच्छे प्रमाण के रूप में कार्य करता है।
दस्तावेज़ प्रामाणिकता की डिग्री में भिन्न होते हैं। मुख्य दस्तावेज के ड्राफ्ट या प्रतियों में केवल एक निश्चित पाठ होता है, और मूल के रूप में ऐसा कानूनी बल शामिल नहीं होता है। प्रामाणिकता वह दस्तावेज है जिसमें जानकारी और उपरोक्त विवरण शामिल हैं, जो इसकी ताकत और विश्वसनीयता की पुष्टि करता है।
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