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दस्तावेजों का वर्गीकरण: बुनियादी मानदंड

बहुत कुछ समझने में आसान बनाने के लिएदस्तावेज़, उनकी तैयारी और निष्पादन के लिए विशेष नियम, विभिन्न वर्गीकरण, साथ ही साथ उनके साथ काम करने के उचित रूप और तरीके विकसित किए।

दस्तावेज़ वर्गीकरण
यह ध्यान देने योग्य है कि दस्तावेजों का वर्गीकरणअत्यंत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह उनके विशिष्ट संकेतों की पहचान करने में मदद करता है और उन्हें सबसे अधिक कुशलता से उपयोग करना संभव बनाता है। यह सबसे प्राचीन और अधूरी समस्याओं में से एक है, जिसका विकास 1960 के दशक के अंत से ही शुरू हुआ था। गतिविधि के क्षेत्र या एक अलग विज्ञान के संबंध में पहले से केवल विशिष्ट संकेतों के संबंध में अलग-अलग समूहों को प्रलेखन वितरित करने के लिए अधिकांश दृष्टिकोण। और हाल ही में सूचनात्मक और भौतिक घटकों के आधार पर दस्तावेजों का एक बहुआयामी वर्गीकरण बनाया गया था।

सभी दस्तावेजों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार विभाजित किया जा सकता है:

1। अंतरिक्ष और समय में उनके कामकाज की परिस्थितियाँ। प्रकाशन की नियमितता (आवधिक और गैर-आवधिक), उपस्थिति का समय (मूल, मूल, प्रतिलिपि, डुप्लिकेट), मुद्दे की जगह (क्षेत्रीय, राष्ट्रीय या विदेशी) को ध्यान में रखें;

लेखांकन दस्तावेजों का वर्गीकरण
2. सूचना घटक।

  • जानकारी (प्राथमिक और माध्यमिक प्रलेखन) के सामान्यीकरण की सामग्री और स्तर पर ध्यान दें;

  • दस्तावेजों के वर्गीकरण में आकार (प्रारूप) और पृष्ठों की संख्या (मात्रा) के संबंध में दर्ज जानकारी का आयाम शामिल है;

  • जानकारी के अनुसार अलगाव को अलग किया जाता है (उन्हें लोगों द्वारा पढ़ा जा सकता है या विशेष तकनीकी उपकरणों की आवश्यकता होती है);

  • दस्तावेजों के इस वर्गीकरण में संकेत साधनों की प्रकृति भी शामिल है जिसके द्वारा जानकारी दर्ज की जाती है (पाठ और गैर-पाठ रूप);

  • रिकॉर्डिंग डेटा की विधि के अनुसार, हस्तलिखित, मुद्रित, यांत्रिक, चुंबकीय, फोटोग्राफिक, ऑप्टिकल, लेजर और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हैं।

3. सामग्री घटक, जिसमें कुछ मापदंड शामिल हैं (उदाहरण के लिए, सूचना वाहक की सामग्री, साथ ही इसके आकार और डिजाइन)।

 लेखांकन दस्तावेजों का वर्गीकरण
यह ध्यान देने योग्य है कि उनकी सामग्री और रूप के अनुसार अलग-अलग समूहों में प्रलेखन का वितरण इसके साथ काम को अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करना संभव बनाता है।

यह उल्लेख किया जाना चाहिए कि आजलेखांकन दस्तावेजों का एक उपयुक्त वर्गीकरण भी है, जो उनकी सामग्री, स्थान और तैयारी, उद्देश्य और उपयोग की विधि को ध्यान में रखता है।

लेखांकन दस्तावेजों के इस वर्गीकरण में निम्न प्रभाग शामिल हैं:

  • उद्देश्य के आधार पर - प्रशासनिक और कार्यकारी, लेखांकन मंजूरी या संयुक्त;

  • तैयारी के क्रम में - प्राथमिक और समेकित;

  • आंतरिक और बाहरी दस्तावेज;

  • उपयोग की विधि के अनुसार - डिस्पोजेबल और संचित;

  • सामग्री के आधार पर - नकदी, निपटान और सामग्री।

मुझे कहना होगा कि इस वर्गीकरण में शामिल हैंकई मानदंड और अत्यंत व्यापक हैं, इसलिए प्रत्येक दस्तावेज़ एक ही समय में अलग-अलग समूहों से संबंधित है, लेकिन यह कुछ विशेषताओं द्वारा विशेषता हो सकता है और केवल प्रासंगिक क्षेत्र में उपयोग किया जा सकता है।

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