/ / सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों क्या हैं

सचिव के कर्तव्यों क्या हैं

स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिएकार्यवाहक सचिव, आप को पता है किसी के बारे में के बारे में बात कर रही है की जरूरत है। आखिरकार, इस पोस्ट को कई कोणों में देखा जा सकता है। जाना जाता है, उदाहरण के लिए, कार्यालय कार्यकर्ता के रूप प्रशासनिक सहायक, प्रमुख के रूप में महासचिव (के प्रमुख) एक निश्चित संगठन, राज्य के सचिव एक सिविल सेवक के रूप में, एक राजनयिक व्यक्ति के रूप में सचिव, एक कर्मचारी के रूप सिर के सचिव और अन्य विकल्पों की। अक्सर, पद का उल्लेख, कर्मचारी जो कंपनी के एक निदेशक और उसके व्यावसायिक इकाइयों के अलग-अलग सिर के रूप में प्रदर्शन कार्यों (कार्य) मन में है। ऐसा लगता है कि इस मामले में सचिव के कर्तव्यों संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों के लिए एक आदेश की पूर्ति करने के लिए कम।

सचिव को क्या पता होना चाहिए और क्या करना चाहिए

सचिव कर्तव्यों
सचिव को निम्नलिखित कार्यों को दैनिक आधार पर करना होगा:

  1. अपने पर्यवेक्षक को हस्तांतरण के लिए अधीनस्थों से जानकारी प्राप्त करें।
  2. टेलीफोन संचार प्रबंधक व्यवस्थित करें। उनकी अनुपस्थिति में, जानकारी लें, और फिर इसे निर्देशक के ध्यान में लाएं।
  3. टेलीफोन संदेशों के रिकॉर्ड प्राप्त करें और रखें।
  4. सिर के सामान्य काम के लिए परिस्थितियां बनाने के लिए: कार्यालय की आपूर्ति और कार्यालय उपकरण की आवश्यकता पर नजर रखने के लिए।
  5. उत्पादन के संगठन में सहायता करेंबैठकों और बैठकों। प्रतिभागियों को घटना की तिथि, स्थान और समय लाने के लिए। आवश्यक सामग्रियों को इकट्ठा करें, उपस्थित लोगों की उपस्थिति सुनिश्चित करें और बैठक के मिनट रखें।
  6. उद्यम में कार्यालय का काम करने के लिए।ऐसा करने के लिए, सचिव को आने वाले पत्राचार को व्यवस्थित करना चाहिए और प्रबंधन को आगे भेजना चाहिए। फिर एक सूची के तहत निष्पादकों को दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए लगाए गए वीज़ा के आधार पर। सचिव के कर्तव्यों में भी उनके निष्पादन के पाठ्यक्रम, समय और परिणाम पर नियंत्रण शामिल है।
  7. दस्तावेजों के मुद्रण और प्रजनन पर काम करें।
  8. कंपनी के प्रमुख को आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करें और यदि संभव हो, तो मुद्दों के त्वरित समाधान के लिए शर्तें बनाएं।

एक सचिव के इन प्रतीत होता है कि सरल नौकरी कर्तव्यों को पूरा करने के लिए, कर्मचारी को पता होना चाहिए:

  • उद्यम और उसके संरचनात्मक उपविभागों के प्रबंधन की पूरी संरचना;
  • उद्यम, चार्टर, कर्मचारियों और उद्यम की संरचना, इसकी प्रोफ़ाइल, विकास संभावनाएं और विशेषज्ञता;
  • कार्यालय के काम के उचित संचालन के लिए मानक दस्तावेज;
  • कार्यालय उपकरण और संचार के साधनों के उपयोग के लिए नियम;
  • बीटीडब्ल्यू, ओटी, अग्नि सुरक्षा और औद्योगिक स्वच्छता के नियम;
  • कार्यस्थल पर कार्य संगठन के नियम;
  • नियामक और कानूनी कृत्यों, आदेश, आदेश, योजना के लिए आदेश, लेखा और गुणवत्ता प्रबंधन के आदेश।

क्लर्क के आधिकारिक कर्तव्यों

क्लर्क के विनिर्देश

अगर हम एक और विशिष्ट, संकीर्ण के बारे में बात कर रहे हैंविशेषज्ञता, तो स्थिति कुछ अलग है। उदाहरण के लिए, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों को लें। पद के शीर्षक में काम के स्पष्ट रूप से परिभाषित पहलू है। आम तौर पर, प्रत्येक कंपनी के पास पहले से ही एक नौकरी का विवरण होता है, जो वर्कफ़्लो विशेषज्ञ की दिशा को इंगित करता है। अगर ऐसा कोई निर्देश नहीं है, तो इसे बनाना बेहतर है। ऐसा करने के लिए, योग्यता संदर्भ पुस्तक का उपयोग करें, जिसमें अनुमानित नमूने शामिल हैं। इसके बाद, विनिर्देशों और आंतरिक विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए मानक संस्करण को किसी विशिष्ट संगठन के संदर्भ में परिष्कृत किया जाना चाहिए। आम तौर पर, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से 3 मुख्य क्षेत्रों में खोजा जाना चाहिए:

  1. पत्राचार के साथ काम करते हैं। रिसेप्शन, इसे आधुनिक तरीकों से और समय पर भेजने में प्रसंस्करण।
  2. आंतरिक दस्तावेज का उचित रखरखाव।
  3. भंडारण के लिए संग्रह में पंजीकरण, सख्त लेखांकन और दस्तावेजों का हस्तांतरण।

सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों

संदर्भ की विशेषताएं

कुछ उद्यमों में ऐसेस्थिति, जिसमें कर्तव्यों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है: "सहायता डेस्क" से "सहायक निदेशक" तक। ऐसे विशेषज्ञ के पास बहुमुखी ज्ञान होना चाहिए और स्थिति में अच्छी तरह से अवगत होना चाहिए। शक्तियों में वृद्धि के कारण परामर्शदाता के सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों का विस्तार थोड़ा बढ़ाया जाता है। आम तौर पर, यह एक सचिव का सामान्य काम है, लेकिन "रेफरेंस" शब्द मानक सूची में कुछ जोड़ देता है। विशेष रूप से, प्रशासनिक सहायक कुछ मुद्दों पर स्वतंत्र रूप से आगंतुकों का स्वागत कर सकता है। कुछ जानकारी प्राप्त करना, वह स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने में सक्षम है। इसके अलावा, प्रशिक्षक संगठन (उद्यम) की आर्थिक गतिविधियों के संबंध में सिर के जिम्मेदार निर्देशों का पालन करता है। कभी-कभी सचिव-सहायक को कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन की ज़िम्मेदारी का आरोप लगाया जाता है। यह तभी किया जाता है जब काम की कुल राशि अतिरिक्त कर्तव्यों को करने की अनुमति देती है।

</ p>>
और पढ़ें: